Öffentliche Ordner in Outlook verwalten

Validiert am 7. Juli 2023 • Zuletzt bearbeitet am 01. Dezember 2023

Um öffentliche Ordner in Microsoft Exchange 2019 einzurichten und Daten wie Kalender, Kontakte, E-Mails und Aufgaben mit anderen Nutzern Ihres Vertrags zu teilen, folgen Sie diesen Schritten:

Voraussetzungen:

• Ein aktives Microsoft Exchange 2019-Konto.

• Mindestens ein weiteres aktives Microsoft Exchange 2019-Konto innerhalb derselben Vertragsnummer zur Festlegung von Berechtigungen.

• Microsoft Exchange 2019 muss komplett eingerichtet sein. Eine Anleitung zur Einrichtung in Outlook 2019 finden Sie im entsprechenden Hilfe-Artikel.

• Öffentliche Ordner müssen im Microsoft Exchange 2019 Verwaltungs-Tool von einem Administrator aktiviert worden sein.

Einrichtung öffentlicher Ordner:

1. Starten von Microsoft Outlook:

   • Öffnen Sie Microsoft Outlook mit Ihrem konfigurierten Microsoft Exchange 2019-Konto.

2. Zugriff auf die Ordnerliste:

   • Klicken Sie im Reiter „Start“ links in der Ordnerliste auf den Postfachnamen.

   • Wechseln Sie zur Ordnerliste im Ordnerbereich, indem Sie gleichzeitig die Tasten [STRG] + 6 drücken.

3. Navigieren zu öffentlichen Ordnern:

   • Im unteren Bereich der Ordner-Ansicht finden Sie den Punkt „Öffentliche Ordner“. Klicken Sie auf den Pfeil neben „Alle Öffentlichen Ordner“.

   • Navigieren Sie zum Unterordner mit dem Namenbestandteil „ocsou“ oder „ocsu“ und öffnen Sie die darunter liegende Ebene.

4. Verwalten öffentlicher Ordner:

   • Hier können Sie neue öffentliche Ordner anlegen und existierende verwalten.

   • Wählen Sie den öffentlichen Ordner aus, den Sie bearbeiten möchten.

5. Berechtigungen festlegen:

   • Per Rechtsklick auf einen der Unterordner wählen Sie „Eigenschaften“. Unter dem Reiter „Berechtigungen“ können Sie als Administrator verschiedene Parameter zur Verwaltung des Ordners festlegen.

   • Bestimmen Sie, welcher Nutzer im Ordner Elemente bearbeiten, lesen oder löschen darf.

Zusätzliche Informationen und Dokumentationen:

• Für ausführliche Anleitungen zur Verwaltung der öffentlichen Ordner, einschließlich des Erstellens und Freigebens sowie des Festlegens oder Änderns der Berechtigungen, können Sie die Hilfe-Seiten von Microsoft konsultieren, z.B. „Erstellen und Freigeben eines öffentlichen Ordners in Outlook“ und „Festlegen oder Ändern der Berechtigungen für einen öffentlichen Ordner“.

Die Verwaltung öffentlicher Ordner ermöglicht eine effektive Zusammenarbeit im Team, indem relevante Informationen und Ressourcen für berechtigte Nutzer zugänglich gemacht werden.